Diriger des équipes en mode télétravail est un défi supplémentaire, que ce soit dans une équipe de 3 personnes ou une équipe de 1500 employés, comme chez Énergir. Ce l’est d’autant plus lorsque ce défi devient l’unique moyen de communication dans un contexte de crise comme celle que nous vivons actuellement. Comment utiliser les outils à notre disposition et rendre le télétravail efficace à grande échelle lorsqu’il est essentiel à la continuité de nos opérations?

Nous avons demandé à Stéphanie Trudeau, vice-présidente exécutive – Québec, de nous partager ses trucs et meilleures pratiques qu’elle a rapidement su mettre en place dans un contexte où tout se décide et se gère à distance.

Être organisée et plus claire que jamais

Il faut d’abord s’organiser soi-même si on veut aider les autres. Cela veut dire d’avoir d’abord la discipline de mettre en place sa routine de travail quotidienne où nos priorités du jour et nos objectifs hebdomadaires, et à plus long terme, sont clairement identifiés.

Ensuite, il faut structurer les équipes et le travail qu’elles ont à accomplir. Lorsque l’on demande à un employé d’effectuer une analyse par exemple, il faut être très clair dans nos attentes puisqu’on ne les communique pas en personne. Il peut s’avérer une bonne pratique de jalonner le travail d’étapes intermédiaires, afin de voir si cela s’en va dans le bon sens et que la «commande» a bien été comprise.

Maintenir les rencontres, mais demeurer flexible

En temps normal, j’ai à mon horaire des réunions statutaires, des rencontres individuelles avec les membres de mon équipe et des réunions d’équipe de direction. J’ai pris la décision de les maintenir, même si elles ont lieu au téléphone ou par vidéo-conférence. Dans un cas où nous avons moins de dossiers à discuter, nous écourtons ou même annulons la rencontre, mais on la conserve toujours au calendrier.

Je réunis mon conseil une fois par semaine, ne serait-ce que pour procéder à un tour de table. C’est important de garder l’équipe unie et mobilisée. Entre les rencontres formelles, on n’hésite jamais à se faire signe.

Garder sa porte ouverte

Nos employés doivent sentir qu’ils peuvent nous écrire, nous appeler, que nous sommes disponibles comme on le serait si nous étions au bureau. Au bureau, ma porte est ouverte 90% du temps. Ma porte virtuelle doit être ouverte elle aussi. Nous avons la chance d’avoir des outils informatiques qui permettent d’indiquer notre statut de disponibilité. Il faut les utiliser.

Être à l’écoute pour contrer l’isolement

Il faut faire confiance au professionnalisme de nos employés et rester alertes afin de déceler si certains on besoin d’un suivi plus fréquent ou particulier. Certains pourraient se sentir plus isolés et avoir besoin d’échanger plus fréquemment.

Changer d’air

Il est important pour nous, tout comme pour les membres de nos équipes, de décrocher le temps de luncher ou de prendre l’air. Ce n’est pas un concours de celui ou celle qui restera dix heures d’affilée devant son écran.

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