Selon une étude réalisée par l’entreprise Fuze, les cadres consacreraient entre le tiers et la moitié de leur temps aux réunions. Plus déprimant encore, 67% de ces réunions seraient improductives. Dans un contexte de confinement et de télétravail où les réunions quotidiennes sont presque une nécessité pour faire avancer les choses et rester connectés à son équipe, comment remédier à cette situation tout en restant humains?

Voici quelques conseils qui vous feront gagner un temps précieux.

1. Envoyer un ordre du jour

Préparez l’ordre du jour de la réunion. On doit y trouver: le nom des intervenants, l’objectif de la rencontre, les sujets abordés et le temps alloué à chacun d’eux. Lynn Sparapany Lewis, auteure du livre Comment tenir des réunions productives, suggère de le soumettre aux participants trois jours avant la réunion en leur envoyant une convocation qui comprendra la date, l’heure de début et de fin, le lieu, l’ordre du jour, la préparation (lectures, recherches ou tâches à accomplir avant la rencontre).
Astuce : partagez votre écran pour afficher l’ordre du jour durant la réunion. Quand on l’a sous les yeux, il est plus difficile d’en dévier!

2. Commencer et finir les réunions à l’heure

La réunion doit commencer à l’heure. Cela évite les distractions causées par l’arrivée des retardataires. Interviewé à ce sujet par Fast Company, Darrell Gehrt, vice-président chez Cvent, a instauré une règle qui fait en sorte que ses employés sont rarement en retard aux réunions, et pour cause: ceux qui le sont doivent chanter une chanson! Disons que comme incitatif à la ponctualité, on ne fait pas mieux… Dans la crise actuelle, prévoyez quelques minutes au planning en début de réunion afin de faire un tour de table et vous informer sur le moral de votre équipe.
Commencer à temps, c’est bien; finir à temps, c’est encore mieux. Non seulement vous aurez l’air organisée (ce que vous êtes!), mais en plus, vous faites preuve de respect envers vos collègues. Rappelez l’heure de fin dès le début de la réunion. Les gens en tiendront ainsi compte pour la durée de leur intervention.
Astuce : programmer une alarme signalant la fin de la réunion.

3. Garder le focus

Ne dépassez pas une heure de réunion, et même, si c’est possible, optez pour 30 ou 45 minutes. Une réunion plus courte aide à focaliser sur l’essentiel. Afin d’éviter d’aller dans tous les sens, nommez une personne responsable de la réunion. Elle sera chargée de présenter l’ordre du jour et de veiller à ce que tous ceux qui souhaitent s’exprimer puissent le faire, en limitant le temps de parole de certains si nécessaire. Elle devra donc garder la discussion centrée sur l’objectif principal de la réunion.
Astuce: pour éviter que de bonnes idées hors sujet ne se perdent, nommez quelqu’un qui s’occupera de les noter.

4. Fixer des règles… et s’y tenir

Pour des réunions réellement efficaces, suivez ces quelques règles. Il ne devrait jamais y avoir plus d’une personne qui parle à la fois et c’est là un avantage des réunions en vidéoconférence puisque la logistique ne le permet pas. Assurez-vous toutefois que tout le monde aie un temps de parole afin que les propos autrefois chuchotés autour de la table trouvent écho dans la discussion. Chacun doit respecter l’opinion des autres, même en cas de désaccord. Instaurez aussi un climat de confiance en proposant que ce qui est dit durant la réunion reste confidentiel. Ces règles d’or augmenteront assurément l’efficacité de vos réunions.
Astuce : inscrivez ces règles sur l’ordre du jour que vous partagerez via votre écran.

5. Bannir les appareils électroniques

Cela semble un peu utopique ou même dictatorial, mais la concentration des participants sera optimale s’ils n’ont pas accès à leur appareil électronique pour le temps de la réunion. Celle-ci se déroule aussi beaucoup plus efficacement si personne n’est distrait par son profil Facebook! Évidemment, dans un contexte de vidéoconférence et de virtuel, c’est plus difficile. On interdit les appareils mobiles et on demande aux membres de l’équipe de rester sur la fenêtre de la rencontre avec leur caméra allumée. On privilégie le partage d’écran pour que tout le monde puisse suivre la présentation en un seul endroit et on s’assure ainsi d’avoir l’attention de tous. Suggérez la prise de notes dans un cahier : selon un article de Fast Company, les notes prises à la main s’imprègnent aussi davantage dans le cerveau.
Astuce : demandez à ce que les appareils soient déposés écran vers le bas à côté de l’ordinateur ou même dans une autre pièce.

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